Лабораторная работа №3.

Тема: Создание и сохранение рабочих книг. Открытие и закрытие файлов рабочих книг

Цель: Научиться, создавать и сохранять файлы Excel. Открывать и закрывать файлы рабочих книг, а также научиться, изменять их расположение на диске.

Создание новой рабочей книги

Вы можете создать пустую книгу или использовать один из предлагаемых шаблонов с определенными заготовками. Шаблон - это заранее отформатированная книга, содержимое которой при необходимости можно исправлять. В Excel находятся шаблоны счет-фактур, накладных, доверенностей, расходных ордеров и других документов.

Для создания новой рабочей книги выполните следующие действия.

1. Откройте меню Файл и выберите команду Создать. Появится диалоговое окно с вкладками: Общие и Решения.

2. Для создания пустой книги щелкните на корешке вкладки Общие, а затем - на пиктограмме Книга. Чтобы создать книгу по шаблону, выберите вкладку Решения, на которой размещаются пиктограммы часто используемых типов таблиц. Щелкните на пиктограмме той книги, которую нужно создать.

3. Выделив необходимый шаблон рабочей книги, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу <Enter>. На экране появится окно новой книги с названием, поддерживаемым по умолчанию в строке заголовка. По умолчанию в Excel файлы именуются последовательно. Например, если вы уже имеете Книгу1, то вновь созданная будет называться Книга2.

Быстрый запуск.

При запуске Excel вы автоматически открываете новую рабочую книгу. По умолчанию она пустая. Однако вы можете сделать так, чтобы при запуске Excel книга создавалась по определенному шаблону. Для этого щелкните на кнопке Пуск и выберите в меню пункт Создать до-кумент Microsoft Office. Появится диалоговое окно. Выберите на одной из вкладок шаблон рабочей книги, которую необходимо создать, и щелкните на ОК.

Сохранение и именование рабочих книг

Введенные данные в таблицы сохраняются только временно в некоторой области памяти, а при закрытии Excel они теряются вообще. Поэтому очень важно сохранить данные на жестком диске.

Когда вы первый раз сохраняете книгу, ее необходимо назвать. Для этого выполните следующее.

1. НН Откройте меню Файл и выберите в нем команду Сохранить (или щелкните на кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов). Появится диалоговое окно Сохранение документа .

2. Введите название рабочей книги в поле Имя файла. Это название должно содержать не более 218 символов. Оно может состоять из букв, цифр и знаков препинания (например: Объем продажи за 4 квартал - 1996).

3. По умолчанию рабочая книга после сохранения размещается в папке Мои документы.

Чтобы при сохранении поместить документ в другую папку, в диалоговом окне выберите ее в раскрывающемся списке Папка. Вы можете перейти на уровень выше по дереву папок, щелкнув на соответствующей кнопке Переход на один уровень выше, расположенной на панели инструментов диалогового окна Сохранение документа. Вы также можете перейти на другой диск, выбрав его в раскрывающемся списке Папка. При сохранении рабочей книги возможны варианты.

* Рабочий стол. Вы сохранили файл в виде пиктограммы на рабочем столе Windows. В данном случае для открытия файла щелкните на его пиктограмме.

Такой вариант сохранения рабочей книги очень удобен, если вы работаете с ней ежедневно на протяжении длительного промежутка времени.

* Мой компьютер. Вы сохранили книгу в папке Мой компьютер. В данном случае для открытия сохраненной книги найдите нужный файл в этой папке и дважды щелкните на его пиктограмме. Таким способом открываются файлы, находящиеся в папке Мои документы и в любой другой.

* Сетевое окружение. Вы сохранили файл в папке Сетевое окружение. В данном случае для открытия сохраненной книги откройте эту папку и дважды щелкните на пиктограмме книги. Если вы часто пользуетесь папкой Сетевое окружение, есть смысл сохранять рабочие книги именно в ней.

4. Щелкните на кнопке Сохранить или нажмите клавишу <Enter>. Excel в Web. Вы можете сохранить рабочую книгу в формате HTML, добавить ее к Web-узлу компании и использовать ее как в локальной сети, так и Internet).

Для последующего сохранения уже существующего файла при работе с ним достаточно щелкнуть на кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов (можно также использовать комбинацию клавиш <Ctrl+S> или команду Сохранить в меню Файл). При этом книга с изменениями запишется поверх старой, а диалоговое окно Сохранить как появляться не будет.

Excel в Web. Вы можете сохранить вашу книгу на FTP-узле Internet (или локальной сети), к которому имеете доступ. Сначала добавьте адрес FTP-узла в диалоговое окно Сохранить как. Для этого в раскрывающемся списке Папка выберите Добавить/изменить адреса FTP. В поле Имя узла FTP введите адрес интересующего вас узла (например, Ошибка! Закладка не определена.).

Выберите одну из опций: в режиме anonymous либо под именем. При необходимости укажите пароль и щелкните на кнопке Добавить. Добавив адрес узла в диалоговое окно Сохранить как, вы можете в будущем выбирать его в папке Адреса Интернета (FTP) в списке Папка.

Сохранение рабочей книги под новым именем

Иногда необходимо изменить содержимое текущей книги, но при этом сохранить исходную и измененную книги. В этом случае вы должны сохранить измененную книгу под другим именем. Чтобы изменить имя файла Excel, следуйте приведенным ниже инструкциям.

1. Откройте меню Файл и выберите команду Сохранить как. Появится соответствующее диалоговое окно, подобное тому, какое появлялось, когда вы в первый раз сохраняли рабочую книгу.

2. Введите новое название книги в поле Имя файла.

3. Для сохранения файла на другом диске выберите его в раскрывающемся списке Папка.

4. Для сохранения файла в другом формате (таком как Lotus 1-2-3 или Quattro Pro) выберите из раскрывающегося списка Тип файла нужный формат.

5 Щелкните на кнопке Сохранить или нажмите <Enter>.

Открытие созданных книг

Если вы закрыли рабочую книгу, а спустя некоторое время она вам потребовалась, ее нужно опять открыть. Чтобы открыть книгу, выполните следующие действия.

1. Откройте меню Файл и выберите в нем пункт Открыть (или вместо всего этого щелкните на кнопке Открыть, расположенной на стандартной панели инструментов). Появится диалоговое окно.

2. Если искомого файла нет в указанной папке, из раскрывающегося списка Папка выберите необходимый диск или папку.

Excel в Web. Чтобы открыть рабочую таблицу на FTP-узле, к которому вы имеете доступ, из раскрывающегося списка Папки выберите Адреса Интернета (FTP) и дважды щелкните на названии интересующего вас узла. Затем выделите рабочую книгу, которую нужно открыть, и щелкните на кнопке Открыть. Для поиска таблицы в Web щелкните на кнопке Найти в Web, расположенной в верхней части диалогового окна Открыть

3. Щелкните на пиктограмме того файла, который необходимо открыть, или введите его имя в поле Имя файла. (Вводимое вами название автоматически выделяется в списке имен фай-лов.)

4. Для предварительного просмотра таблицы (до того, как ее открыть) щелкните на кнопке Просмотр, находящейся в верхней части диалогового окна. Таблица появится в правой об-ласти окна.

5. Щелкните на кнопке Открыть или нажмите <Enter>.

Чтобы сразу открыть определенную рабочую книгу, щелкните на кнопке Пуск, расположенной на панели задач Windows. Из меню выберите пункт Открыть документ Microsoft Office, а затем - необходимый файл рабочей книги и щелкните на кнопке Открыть. При запуске Excel откроется именно эта книга.

Поиск рабочей книги

Если вы забыли, в каком месте сохраняется рабочая книга, это достаточно легко узнать. Чтобы отыскать файл, воспользуйтесь кнопкой Найти диалогового окна Открыть. Для поиска рабочей книги следуйте приведенным ниже инструкциям.

1. Откройте меню Файл и выберите Открыть или (вместо этого) щелкните на соответствующей кнопке, расположенной на стандартной панели инструментов. Появится соответствующее диалоговое окно .

2. Из раскрывающегося списка Папка выберите необходимый диск и папку. Например, если вы выбрали диск С:, то поиск будет вестись по всем папкам этого диска. Если же вы выбрали диск С:, а затем - папку Excel, то поиск будет вестись только в папке Excel диска С. Для проведения поисков по всем дискам выберите папку Мой компьютер.

3. Сузьте область поиска одним из следующих методов.

Если вы ищете какой-то определенный файл, просто введите его имя в поле Имя файла. При этом пользуйтесь символами замены (звездочка (*) означает группу символов, а знак вопроса (?) - один символ). Например, если вы введете Отчет??, то Excel найдет все файлы, которые начинаются с Отчет, а после имеют еще два символа: Отчет01, Отчет02 и т.д.

Вы можете вести поиск и по содержимому некоторой части рабочей книги, вводимой в поле Текст/Свойство. Например, когда вы вводите фразу "бухгалтерская книга", вы даете указание оты-скать файл, содержащий ее.

Чтобы дополнительно сузить круг поисков, воспользуйтесь функцией Дата изменения, задав в соответствующем поле последнюю дату изменения искомого файла.

EiSsI Чтобы во время поиска задать режим просмотра всех вложенных папок данного диска, щелкните на кнопке Команды и режимы, а затем выберите Просмотреть вложенные папки.

Еще раз. Щелкнув на кнопке Сброс, вы возвращаетесь на начальный этап, т.е. имеете возмож-ность провести поиск заново.

4. Когда вы закончите вводить параметры поиска, щелкните на кнопке Найти, и Excel отыщет все книги, удовлетворяющие заданным условиям.

5. Просмотрите список, выделите интересующий вас файл, а затем щелкните на кнопке Открыть.

Переход от одного открытого файла к другому

Иногда возникает потребность в открытии одновременно нескольких файлов. В таком случае, чтобы перейти от одного файла к другому, воспользуйтесь одним из способов.

* Если видна часть окна необходимого вам файла, щелкните на ней.

* Откройте меню Окно и выберите имя интересующей вас книги.

* Нажмите <Ctrl+F6> для перехода от одной рабочей книги к другой.

Закрытие файла

При закрытии рабочей книги ее окно исчезает с окна Excel. После окончания работы с книгой ее необходимо закрыть, поскольку ее присутствие нагружает ресурсы компьютера и соответственно "тормозит" его работу. Для закрытия рабочей книги выполните следующее.

1. Если книга, которую нужно закрыть, не выведена на экран, щелкните на ее названии в раскрывающемся списке Окно.

2. Щелкните на кнопке Закрыть, расположенной в правом верхнем углу ее окна.